GolFlow Club jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 05.03.2026

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten GolFlow Club kerää, käsittelee ja suojaa jäsentensä ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja.

Tietosuojaseloste perustuu EU yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR).

1. Rekisterinpitäjä

GolFlow Club -jäsenrekisterin rekisterinpitäjä on:

HealthyBrains Oy
Y-tunnus: 3495779-1

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Anne Penttinen

Sähköposti: ap@golflow.fi
Puhelin: 0449064444

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• GolFlow Club -jäsenyyden hallinnointi
• jäsenviestintä
• tapahtumien ja valmennusten järjestäminen
• jäsenpalvelujen kehittäminen
• GolFlow Clubin markkinointi ja tiedottaminen
• tilastointi ja toiminnan kehittäminen

Käyttötarkoitukset (ja suluissa oikeusperusteet) henkilötietojen käsittelylle ovat:

• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, kuten GolFlow -valmennuksen, Campwire – verkkovalmennuksen, Creative Learning Systems Ltd, Prashnig Style Solutions  -analyysipalvelujen tuottaminen (sopimussuhde)

• asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen (sopimussuhde tai  sen valmistelu)

• palveluiden personointi asiakkaan ja/tai jäsenen tarpeiden mukaiseksi (oikeutettu etu)

• asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt (sopimussuhde,  oikeutettu etu)

• laskutus, luottopäätökset ja saatavien perintä (oikeutettu etu)

• markkinointi, mukaan lukien markkinatutkimukset, muu markkinoinnin  edistäminen ja analyysit sekä tilastoiden tuottaminen ja markkinoinnin tehon  mittaaminen (oikeutettu etu)

• suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja puhelinmarkkinointi sekä mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja  tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen suoramarkkinointitarkoituksiin (oikeutettu etu, suostumus)

• sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö (oikeutettu etu, sopimussuhde tai sen valmistelu)

• verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen  parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta (suostumus)

• sisäinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet (lakisääteisen  velvoitteen noudattaminen)

• takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen (lakisääteisen  velvoitteen noudattaminen, oikeutettu etu)

• väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä tietoturvan, henkilöiden ja  omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (oikeutettu etu)

• muiden lakisääteisten velvollisuuksien (esim. kirjanpitoon ja verotukseen  liittyvät toimet) sekä raportointivelvollisuuksien hoitaminen

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen  oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja  oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

5. Rekisterin tuotesisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• käyttäjän tunnistetiedot

Golfiin liittyvät tiedot

• tasoitus (handicap)
• golfiin liittyvät kiinnostuksen kohteet
• osallistuminen tapahtumiin ja valmennuksiin

Jäsenyyteen liittyvät tiedot

• jäsenyyden tyyppi
• liittymispäivä
• maksutiedot (maksut käsitellään maksupalvelun kautta)

Tekniset tiedot

• kirjautumistiedot myClub-järjestelmään
• järjestelmän käytön lokitiedot

• mahdollisen tilaajayrityksen nimi

• jäsenen yhteystiedot (nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) ja syntymävuosi

• asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä – tapa

• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim.  uutiskirjeiden tilaaminen), rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle  lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta  rekisteröity on siirtynyt sivuillemme) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt  evästeet ja niihin liittyvät tiedot. Lisätietoa evästeistä kohdassa 10.

• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim.  markkinointiarpajaisiin ja –kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistuminen)

• asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon  liittyvät tiedot (esim. maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja  peruutustiedot, maksutiedot, maksuttomien tuotteiden ja palveluiden  tilaustiedot, tilaushistoria, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit)

• rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnon kohteet

• kieli

• edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

• palvelun käytöstä tai muista asiakkaan itse antamista tiedoista analytiikan  avulla pääteltyjä tietoja, esimerkiksi mahdolliset kiinnostuksen kohteet.

• rekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

• asiakasnumero

• laskutus- ja perintätiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää yhteistyön aikana (mm. GolFlow:n ja myClubin verkko- ja mobiilipalvelut sekä sosiaalisen median kanavat) sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja –kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä. Myös myClub-käyttäjän liittyessä esim. alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa GolFlow:lle.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta, yrityksiltä ja yhteisöiltä.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Mikäli rekisterinpitäjä on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa  yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai  järjestelyssä avustaville tahoille.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

Henkilötietojen siirto EU / ETA-alueen ulkopuolelle

Tietyt rekisterinpitäjän käyttämät alihankkijat tai palvelimet, joilla tietoja käsitellään, sijaitsevat Yhdysvalloissa. Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, yritys huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista  tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

8. Suojauksen periaatteet, tietojen säilytysaika ja evästeet

Sähköisen rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salauksien, salasanoin ja muin toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta, kuten asiakkuuden voimassaoloajan, tai lakisääteisten velvollisuuksiemme, kuten kirjanpitolain, noudattamiseksi. Valmennuksiin liittyviä analyysitietoja säilytämme korkeintaan 3 vuotta analyysin tekemisestä. Arvioimme henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme tiedot, kun  ne eivät ole enää tarpeellisia siihen tarkoitukseen, jota varten olemme ne keränneet. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Markkinointirekisteristämme henkilötiedot poistamme, mikäli henkilö kieltää  markkinoinnin, ja joka tapauksessa yhden vuoden kuluttua henkilötietojen keräämisestä.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Evästeet

Evästeet (cookies) ovat pieniä tiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle tai muulle päätelaitteelle verkkosivustoa selattaessa. Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai estää niiden käytön kokonaan laitteen selainasetuksista. Evästeiden estäminen saattaa vaikuttaa verkkosivujen toiminnallisuuteen.

Käytämme evästeitä kävijätilastointiin ja tietojen keräämiseen sivustomme käytön  yksityiskohdista. Näiden tietojen avulla voimme paremmin tuoda esille asiakkaitamme kiinnostavia asioita ja aiheita. Voimme lisäksi käyttää evästeiden ja  muiden tekniikoiden avulla kerättyä tietoa kohdentaakseen sisältöä asiakkailleen. Evästeiden avulla kerätään seuraavia tietoja:

• Verkkosivustolla vierailun ajankohta ja vieraillut sivut

• Sivusto, jonka kautta verkkosivustolle on päädytty

• Laitetyyppi ja verkkoselaimen tyyppi

• Käyttöjärjestelmän tyyppi

• Verkon sijainti ja IP-osoite

Käytämme verkkosivustollamme Google Analytics -palvelua. Google Analytics käyttää  evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googlen palvelimille. Google Analyticsin evästeiden käytön voi estää ottamalla käyttöön Google Analytics Opt-out Browser Add-on -vaihtoehdon. Voit tutustua Googlen tietosuojakuvaukseen täällä: http://www.google.com/intl/fi/policies/privacy/

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

Oikeus peruuttaa suostumus

• Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

10. Rekisteröidyn oikeudet

GolFlow Club pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta.

Ajantasainen versio julkaistaan GolFlow Clubin palveluissa.

GolFlow Club
Yhteisö golffareille, jotka haluavat pelata paremmin – ja pudottaa tasoitustaan. ⛳